Det første skrift i planlægningen af arbejdstiden for næste skoleår er, at ledelse og tillidsrepræsentant drøfter de overordnede målsætninger for skolen/institutionen. Herunder målsætningerne for lærernes undervisning og øvrige opgaver, som ledelse og lærere vil arbejde for i den kommende normperiode. 

Når du har haft denne drøftelse med ledelsen, skal ledelsen udarbejde og udlevere et  grundlaget for ledelsens prioriteringer.

Grundlaget beskriver ledelsens prioriteringer i forhold til følgende elementer:

• Individuel forberedelse.
• Det forventede gennemsnitlige undervisningstimetal.
• Prioriterede indsatser og opgaver, og disses eventuelle betydning for lærernes øvrige opgaver.
• Information om beslutninger, projekter og lignende, som er fastlagt af skolens/institutionens bestyrelse og ledelse, samt den forventede andel af lærernes arbejdstid, der forventes at skulle anvendes hertil.
• Eventuelle økonomiske rammebetingelser, der har konsekvenser for prioriteringer af lærernes arbejdstid i den kommende normperiode.
• På skoler/institutioner, hvor der er løbende elevoptag og/eller holddannelse flere gange i normperioden, skal grundlaget indeholde oplysninger om forventede holddannelser i normperioden.
• På skoler/institutioner, hvor der er lærere, der er ”døgnarbejdere”, skal grundlaget indeholde oplysninger om det forventede gennemsnitlige antal kosttilsynstimer.

Når du som tillidsrepræsentant har modtaget ledelsens skriftlige grundlag for prioritering af lærernes arbejdstid, skal du have en drøftelse med ledelsen om indholdet. 

Drøftelsen mellem ledelse og tillidsrepræsentant om ledelsens prioriteringer af lærernes arbejdstid har til formål at understøtte: 

• sammenhængen mellem lærernes arbejdstid og opgaver
• et rimelig forhold mellem undervisning og forberedelse

På baggrund af den fælles drøftelse om ledelsens prioriteringer af lærernes arbejdstid udarbejder ledelsen et forslag til en skole- /institutionsplan.

Skole-/institutionsplanen skal indeholde følgende oplysninger:

• Antallet af lærere på skolen/institutionen.
• Ledelsens prioriteringer og grundlaget for prioriteringerne som beskrevet i afsnit 2 ovenfor.
• Overordnede beskrivelser af de prioriterede indsatser og opgavers indhold. 
• Beskrivelse af klasselærer- og kontaktlærerfunktionen.
• Beskrivelse af individuel forberedelse.

Når du som tillidsrepræsentant har modtaget ledelsens forslag til en skole-/institutionsplan, skal du have en drøftelse med ledelsen om indholdet. 

På baggrund af forslaget drøfter ledelse og tillidsrepræsentant, hvordan der sikres transparens i planlægningen og opgavefordelingen. Ledelse og tillidsrepræsentant drøfter en række principper for skolen/institutionen.

Efter denne drøftelse med tillidsrepræsentanten, fastlægger ledelsen principper for:

• Lærernes tilstedeværelse
• Mødeaktiviteter 
• Balance mellem den enkelte lærers selvtilrettelæggelse af arbejdstiden og det fælles kollegiale samarbejde

Når du som tillidsrepræsentant har haft en drøftelse med ledelsen om forslaget til en skole-/institutionsplan er næste skridt i planlægningen af arbejdstiden, at der skal afholdes et samarbejdsmøde med deltagelse af både ledelse og lærere.

På samarbejdsmødet præsenterer ledelsen målsætningerne og skole-/ institutionsplanen. 

Formålet med mødet er, at lærerne kan kvalificere målsætningerne og skole-/institutionsplanen, inden ledelsen træffer sin endelige beslutning.

I drøftelsen indgår en evaluering af erfaringerne fra det seneste skoleår.

Bemærk
Hvis din skole er opdelt i afdelinger/fordelt på flere geografiske lokaliteter, skal du som tillidsrepræsentant have en drøftelse med ledelsen om, hvordan samarbejdsmødet gennemføres, så formålet med mødet tilgodeses.

Når et skoleår er slut, skal ledelsen udarbejde en skriftlig opsamling på erfaringerne med planlægning af arbejdstid og opgaver det seneste skoleår.

Den skriftlige opsamling skal udarbejdes forud for vedtagelsen af budgettet, men det har ikke i øvrigt betydning for skolens/institutionens normale proces for budgetlægning. 

Inden udarbejdelsen af den skriftlige opsamling samarbejder ledelse og tillidsrepræsentant om at indhente fælles viden om:

• Erfaringer med, hvordan der arbejdes med skolens/institutionens målsætninger,
• erfaringer, som kan have betydning for ledelsens prioritering af lærernes arbejdstid og opgaver, som lærerne skal varetage den kommende normperiode,
• principper for lærernes tilstedeværelse,
• principper for mødeaktiviteter og balancen mellem lærerens selvtilrettelagte tid og det fælles kollegiale samarbejde.

Tillidsrepræsentanten inddrages i udarbejdelsen med henblik på at kvalificere opsamlingen, inden den færdiggøres af ledelsen.

Opsamlingen indgår i drøftelsen på det næste samarbejdsmøde, hvor ledelsen og lærerne deltager. Formålet er et sikre en løbende proces, hvor erfaringer samles op og indgår i drøftelser og prioriteringer i de efterfølgende skoleår/normperioder.