Alle frie skoler har pligt til at formulere en skriftlig lønpolitik. Formulering af en lønpolitik er formelt set et ledelsesansvar, og det er dermed ikke et spørgsmål, hvor der skal nås enighed mellem tillidsrepræsentanten og skolens ledelse.
De centrale overenskomstparter er dog enige om at anbefale, at en lønpolitik udarbejdes i en dialog og i et samarbejde mellem medarbejdersiden og ledelsessiden.
Lønpolitik beskriver principperne for skolens anvendelse af det nye lønsystem. Det vil sige skolen brug af lokale (decentrale) løndele.
Principperne kan konkretiseres i kriterier for løntillæg, og en lønpolitik indeholder typisk også procedurer for, hvordan tillidsrepræsentanten og skolens ledelse håndterer processen frem mod udbetaling af decentrale løndele.
De decentrale løndele forhandles af tillidsrepræsentanten på hver skole over for skolens ledelse én gang årligt. Lærernes repræsentant har krav på forhandling én gang årligt.
På skoler, hvor der ikke er valgt en tillidsrepræsentant, er det Frie Skolers Lærerforening, der forhandler de decentrale løndele.
Uanset om det er tillidsrepræsentanten eller Frie Skolers Lærerforening, der forhandler, så omfatter forhandlingerne alle ansatte lærere og børnehaveklasseledere på skolen.
Frie Skolers Lærerforening anbefaler skriftlighed i alle faser af lønforhandlingen.